企業存続のための計画BCP、それを有効に機能させるための企業行動BCM

世界を覆う新型コロナウィルスによる感染症の蔓延。その影響は企業活動にも大きな影響を与え、世界経済の先行きに暗い影を落そうとしている。予期せぬ事態に直面した時、企業はどのように対処したらいいのだろうか。

予期せぬ事態に直面し、事業が継続困難になることを避けるため、災害大国日本で特に重要とされている企業行動がある。それが、BCPとBCMだ。
防災を所管する内閣府が、そのための「事業継承ガイドライン第三版」を公開している。
ここではその内容に即して、災害をはじめとする予期せぬ事態に直面した時、企業はどのように行動し、そのために日常どんな備えが必要なのか説明する。
まず、BCPとは、「Business Continuity Plan」の略。事業継続計画と呼ばれる。
例えば、自然災害である大地震が発生したら、建物や設備に大きな被害を受ける。社員も被災し、業務に従事できる人数が限られてくると、サプライチェーンが機能不全となり資材の供給が途絶える。他に情報ネットワークが被害を受けるなど、通常時にできていた業務が今まで通りにできなくなる。
そのような状況に陥っても、被害から免れた人的物的資源を活かし、業務を遂行し復旧への道筋を立て、企業が事業を継続するための、方法、手段を取り決めておくこと、それが、BCPだ。

一方、BCMと呼ばれるものは「Business Continuity Management」の略。事業継続のためのマネージメントがBCMである。BCPが計画そのものであるのに対して、その計画を策定し、いざとなれば有効的に機能させるため、教育や見直し更新を繰り返していく企業行動そのものを示す。

まとめると、自然災害など予期せぬ事象に遭遇した時、企業が事業を継続するための大きな仕組みがBCM。
それに組み込まれる形で具体的に行動に移すための計画、それがBCPだ。

BCPとBCMの関係イメージ(内閣府 事業継続ガイドライン解説書より抜粋)BCPとBCMの関係イメージ(内閣府 事業継続ガイドライン解説書より抜粋)

なぜBCPが必要なのか

予期せずして発生した事態とはというと、英語のIncident(インシデント)からきている。総務省のガイドラインによれば、その具体的な事例として「企業や組織の事業(製品・サービスの供給)の中断をもたらす可能性のある自然災害、感染症の蔓延(パンデミック)、テロ、ストライキなどの事件、機械故障、大事故、サプライチェーンの供給途絶」を挙げている。

業務継続計画(BCP)は、そのようなインシデントに直面した時、まず優先度が高い業務を特定し、災害直下から実行できる体制を作るための計画だ。災害下では、人や設備・建物などは、業務を遂行するための資源として限られてくる。その状況の中で、優先順位の高いもののみを集中的に行う必要が出てくる。

そのため事前にしっかりとした事業継続計画(BCP)を策定しておかなければ、何を優先すべきか、という正しい判断を迅速に行うことは難しい。

短期的には重要な事業活動に絞って事業を復旧させ、長期的には目標とする期間で災害発生前の水準に事業を再構築しなければならない。重要な事業の優先順位を誤ったり、必要な措置を取らなかったりすることによって、災害直後に重大な危機を招くことになる。
その時をあらかじめ想定し、限られた資源の選択と集中により、被害や操業停止期間を最小限にすることがBCP(事業継続計画)の役割となる。

事業継続戦略と計画の策定(BCM)

BCPを有効に機能させるための長期的な企業活動であるBCM。では具体的にどのような活動が必要なのか。
BCPの全体像が内閣府の資料により示されている。以下、チャートで示した項目を具体的に見てみる。

1. BCM(BCP)方針の策定
自社の事業に照らし合わせて、自社が社会に対して果たすべき役割は何か。経営理念やビジョンを考慮し、事業継続の目的、BCMで果たすべき目標などを明確にする。加えて、BCMを実施していくための、組織、チーム作りも必要。

2. 事業影響度分析(BIA)
事業影響度分析(BIA)は、数ある事業の中で中断が会社にどのような影響をもたらすのかを、時系列でみていく分析手法。具体的には、売上、利益などへの影響、取引先や顧客への影響、社会への影響度などを分析し、この影響度をもとに、非常時に限られた資源を何に向けるのか、優先して取り組む業務を特定する。

3. リスクの分析評価
非常時に想定できるリスクをすべて洗い出す。具体的にはリスクの発生可能性と事業への影響度を2軸に置いたリスクマッピングを作る。次に優先順位の高い業務に対して中断させるリスクはどのようなものがあるのか。そのリスクはどのような被害をもたらすのか、被害想定を明確にする。

4. 事業継続戦略・対策の検討と決定
非常時の優先業務と被害想定が明確になれば、目標復旧時間や目標復旧レベルを達成するために、リスク軽減策を実施し、事業継続のための対策を検討する。

5. 事業継続計画(BCP)等の策定
ここまでのリスク分析と対策をもとに、「事業継続計画(BCP)」、「事前対策の実施計画」、「教育・訓練の実施計画」、「見直し・改善の実施計画」を作成。

6. 事前対策及び教育・訓練の実施
BCMの体制を構築・運営するために教育・訓練をしっかりと行なっていく必要がある。非常時にはマニュアルを読み込んで理解する時間的余裕がないため、BCPやマニュアルに熟知したメンバーを予め教育・訓練し育成しておくことが重要となる。

BCMの全体プロセス(内閣府 事業継続ガイドラインより抜粋)BCMの全体プロセス(内閣府 事業継続ガイドラインより抜粋)

サテライトオフィスやテレワーク。有効な代替戦略を準備

1. テレワーク
自然災害で交通手段が絶たれオフィスや事業所に出向くことができない。あるいは、感染症の蔓延のより外出自粛が要請され、出勤できない。人的な事業資産である働き手が、確保できなくなった場合でも、場所にとらわれず働ける仕組みを構築することが必要とされている。メール、チャット、SNS、ウェブ会議など情報通信技術を使い在宅でも仕事も可能にすることが、事業継続のために必要となる。

2. サテライトオフィス
企業活動の指揮命令系統の中枢となる本社や、事業所の建物そのものが被害を受けたときに、その代替機能を果たす重要拠点を離れた場所にも確保し、代替拠点として活用できるようにすること。その際には、情報ネットワークなど、通信手段も本来の中枢と同様の機能の整備が求められる。

3. 調達の複数化
平時から事業活動に欠かせない重要な調達先を複数持つことが求められる。危機的事象が発生しても代替調達が可能なようにすることが重要。非常時に新しい取引先を探すのは、時間的コスト的にもリスクが大きいといえる。

4. クロストレーニング
相互に代替機能を持つことができるように人的資源をトレーニングしておくこと。これがクロストレーニング。スタッフが被災し業務につけない場合でも、代わりのものが代替し全体業務に支障が出ないようにする訓練方法。

5. 同業他社との連携
単独で業務の代替拠点を持つことは、コストの面からも容易ではない。そこで、遠隔地の同業他社との間で、災害時の「協力協定」を結んでおくことも手段の一つといえる。

6. 代替通信手段の整備
情報通信は、業務の要のインフラといえる。そこで、平時から代替通信手段を整備し、その優先使用順位を決めておくことが重要。

中小も含めてBCMは企業価値を高める経営戦略でもある

ここまで、BCPおよびBCMの重要性を見てきたが、これらは重大な事態に見舞われた時に役立つだけではない。平常時にも有効なものとされている。
BCMにおける重要業務の選定は、事業の選択と集中に深くかかわっている。取引先、顧客との関係を維持し発展させていくため経営戦略の根幹にも関係深い。リスクを軽減するための業務プロセスの見直しや、システムの共通化、簡略化、合理化などは、平常時業務の効率化にも役立つ。
その他、BCMには経営者の意思決定能力とリーダーシップが不可欠である。BCMを活用することで、平常時から取引先の増加、人材の育成、業務の効率化が図れ、企業の成長や信頼性の向上に貢献できると考えられている。つまり、平常時にこの活動を継続することにより、企業価値も大きく高まるということだ。

BCP・BCMという企業活動は、経営資源を投入することができる大企業だけのものでもない。
中小を含めた建築業や不動産業、さらには不動産賃貸事業などは、想定されるリスクに備え、まずは事業継続の目的を再認識しておく。そして、想定されるリスクに対しては、建物などの物的資源のみならず、人的資源や情報資源に対しても、その代替戦略を備えておくことが必要となる。

選択と集中を進め、企業活動の効率化を求めることを目的にするBCP・BCMは、企業規模を問わず企業の成長に大きく貢献できるものであるといえよう。

予測できぬ災害対応には、オフィス対応も含め、普段からの準備が必要となる予測できぬ災害対応には、オフィス対応も含め、普段からの準備が必要となる

2020年 04月21日 11時05分