あなたの個人情報は大丈夫？入居者と不動産会社が知っておくべきリスク
個人情報の漏洩に関する報道が相次いでいる。こうした問題は決して他人事ではなく、ユーザーと不動産会社の双方が改めて情報管理のあり方を見直す必要がある。
まずユーザー側が注意すべきなのは、漏洩した情報を悪用した詐欺や不審な連絡だ。特に氏名、住所、電話番号などが流出すると、実在する企業や管理会社を装ったメールや電話が届く可能性がある。安易にリンクを開かず、請求や個人情報の確認を求められた場合は、公式の連絡先から確認することが重要だ。
一方、賃貸仲介会社や賃貸管理会社は、具体的な管理体制の見直しが必要だ。例えば、入居申込書や本人確認書類を個人のパソコンやメールに保存しない、顧客情報へのアクセス権限を担当者ごとに設定する、退職者のアカウントを速やかに削除するなど、基本的な対策を徹底したい。また、クラウドサービスの多要素認証、メール送信時の宛先確認、紙の契約書類の施錠保管と適切な廃棄も欠かせない。
さらに、管理システムの提供会社など外部委託先のセキュリティ体制を確認し、万一の漏洩時に誰が対応し、どのように顧客へ連絡するのかを事前に決めておく必要がある。定期的な従業員研修や情報管理ルールの点検も重要だ。
特に意識したいのは、個人情報を必要以上に取得せず、保管し続けないことだ。情報管理は担当者任せにするものではなく、経営者が責任を持って取り組むべき重要な経営課題なのだ。
「南智仁の賃貸ニュースピックアップ」とは？
不動産会社向けコンサルティング会社、株式会社南総合研究所の代表 南智仁氏が、賃貸業界に関わる方なら知っておくべきという観点でニュースを厳選し、豊富な経験に基づくコメントとともに伝えるコーナー。業界関係者はもちろん、賃貸住宅を探す人にとっても、重要な動きを理解できるほか、新たな視点を得ることができるはずだ。
