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セミナー会場の選び方

セミナーを開催する際もっとも重要視すべきことの1つとして、講演者の方が伝えたい内容をどれだけの参加者の方に理解していただけるかでしょう。そのためには、わかりやすい講演内容を用意することに加え、参加者が集中してセミナーに望めるように場を整えてあげることも、大切なのではないでしょうか。

今回はセミナー開催に適した貸し会議室やレンタルスペースの選び方を主に参加人数の観点からご紹介したいと思います。

大人数でのセミナー開催における会場の選び方

セミナー会場1

参加者の多いセミナーでは、多くなれば多くなるほど講演者からの距離が遠くなってしまいますので、資料を写すスクリーンやモニターの設備やマイクやスピーカーなどの適切な音響設備が重要になることでしょう。講演者のプレゼンが参加者に「自分に向けられたメッセージ」と認識されれば、より内容が身近に感じていただけるはずです。セミナーが数時間に渡る場合、参加者同士のスペースがある程度確保できるように広めの会場を押さえてあげることで、緊張せずリラックスして聞いていただけると思います。休憩を設けるような場合には、お手洗いや喫煙スペースの有無についても意識したいですね。

こうした細かい気配りをすることで、定期開催する場合においては特にその効果を発揮するでしょう。また、個人個人に丁寧な案内が難しいと感じられる場合、探しやすい場所を選ぶことで会場案内のフォローにかけるコストも減らせるでしょう。

少人数でのセミナー開催における会場の選び方

セミナー会場2

少人数でのセミナーでは、参加者との意見交換の機会も設けられることが多いことから、人数に応じた広さを意識することが大切でしょう。人数に対して広すぎる部屋で開催しても不安を煽ってしまいますし、対して狭すぎる部屋であっても今度は窮屈になってしまいます。用意した席の7,8割以上が埋まるような開催場所の準備を心がけたいですね。ホワイトボードやテーブル等、動かせる設備をうまく利用してスペースを調整するのも1つの手でしょう。

少人数のセミナーでは、ニッチな分野であったり、ターゲットが絞られていたりするでしょうから、その特性に合わせた開催場所を選択するのもまた有効でしょう。参加に対する心理的ハードルを下げる試みはしてもし過ぎることはないはずですよね。少人数だからこそ、フラットに対話できる場として会議室にこだわらず、古民家やちょっとしたパーティースペースを転用するなどを検討するのも面白いかもしれません。より身近に新しい発見を提供できる少人数でのセミナー開催の機会を上手に活用して、参加者にとっても満足できるセミナーを提供したいですね。

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