ミニマリスト歴20年、私の仕事術。仕事もシンプルに効率よく

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私は20年以上、ミニマリスト(必要最低限のもので暮らす人)として生活してきました。その中で、ミニマリスト的な考え方は仕事にもいい影響を与えていると感じます。

生活をシンプルにする中で、思考や生活パターンのムダがわかり、以前よりも時間を効率的に使えるようになりました。仕事に費やす時間を減らしていますが、生産性は以前よりも上がっています。

今回は、仕事の仕方に悩んでいる人に向けて「ミニマリスト的思考を活かした仕事術」をご紹介します。

仕事に活かせるミニマリストの考え方

ミニマリストとは

私はミニマリストとして「必要最低限のもの暮らす」ということを実践していますが、そこに行きつくまでには2つの段階がありました。

1. 自分にとって本当に必要なものは何か?を知る
2. ムダなものを処分して、本当に必要なものを最大限に活かす

ミニマリストとして暮らしはじめたとき、それまでいかにムダなものを所有していたのかと愕然としました。そして「自分にとって本当に必要なものはわずかである」ことに気がついたのです。

欲しいものを我慢するのではなく、本当に必要なものだけで暮らすシンプルな生活。お金の節約はもちろん、時間の節約やストレスの軽減にもつながり、最低限のもので満足感を感じられるようになりました。

仕事に活かせるミニマリストの考え

ミニマリストとしての暮らしに慣れていくと、自然と「何が必要で何がムダか」という感覚が鍛えられるようになります。
そのため仕事においても優先順位が明確になり、ムダな仕事に時間を費やすことが減り、本当に必要な仕事に集中できるようになりました。また、ものが減ってデスクがすっきりしたことで、余計なものに目が行くことがなく、集中力も高まるようになりました。

ミニマリストになってからの変化

ミニマリストとして生活する前の私は、整理整頓が苦手でした。仕事で必要な書類や名刺を、毎回探すことに多くの時間を費やしていました。もっとも今思えばその頃は自分がどれほど時間をムダにしていたかさえ気づいていなかったのです。
ミニマリストとなった今では、デジタル化できる情報はすべて一つの場所にまとめています。こうすることですぐに必要な情報を取り出せるようになりました。

また、仕事をする中で「緊急ではあっても重要ではないもの」も多いことに気づきました。そしてその時間を本当に重要なものに費やせるようになったのです。もちろん失敗や計画通りにいかないこともありますが、以前よりも時間に余裕ができています。

ミニマリストの仕事術

ここからは、ミニマリスト的思考を活かした仕事術を具体的に紹介します。「必要なものを見分け、ムダなものを処分する」というミニマル化の大原則を行動に反映させています。

ミニマリストの仕事の持ち物

ミニマリストとして生活する中で、カバンの中身もシンプルであることを目指しました。不必要なものをカバンに入れておくと体に負担がかかりますし、ものが多く入っていると必要なものが取り出しづらくなり、カバンそのものも傷みやすいですよね。
私はカバンが重いと感じたとき、次の点を意識してカバンの中身を整理しています。

・手帳、メモ帳をスマホやタブレットに代える
・鍵は一つのキーケースにまとめる
・財布の中の現金やポイントカードを減らし、クレジットカードや電子決済にする
・晴雨兼用傘を用意する
・「1年以上使っていないもの」はカバンに入れない

私は普段からスマホケースにクレジットカードを入れて、カバンも財布も持たないことが多いです。仕事の場合はカバンがないと様にならない場合もありますが、不必要なものを入れないようにするだけでカバンは軽くなります。
また、カバンはオールシーズン使えて飽きのこないデザインを選び、カバンの数も最小限に減らしています。

ミニマリスト的のビジネスツール

資料やさまざまな情報もできるだけ一本化しています。昔はお気に入りの手帳で管理していましたが、スマホの登場によりさらにシンプルに、さらに広範囲にミニマル化できるようになりました。

情報はテーマごとにファイル分けしている方が多いと思いますが、ファイルの量が増えすぎると探すのに手間がかかります。そのため、次の点を心がけて情報や資料をできるだけ整理するようにしました。

・仕事の紙資料→スキャンしてPDF化
・名刺→スキャンしてPDF化
・メモ→電子メモタブレットなどにタッチペンで書く

スキャン後の紙はすぐに処分し、データはクラウドストレージに保存します。スマホやタブレット、パソコンなど、どのデバイスでも閲覧できるので便利です。最近ではスマホのスキャナー機能も性能がかなりよくなっているので、スキャナーを置く必要もなくなりました。

もちろんスマホやタブレットなど、高性能のものを購入するには費用がかかります。しかし本当に必要なもののために使うお金は惜しみません。ミニマリストとして暮らしはじめた経験から、費用対効果が何十倍にもなって返ってくることがわかっているからです。

ミニマリストのタイムマネジメント

ミニマリストとして生活する中で、「ムダな時間を使ってはいないか」と考えるようになり、仕事でのタイムマネジメトも実践するようになりました。
タイムマネジメントにはいろいろな考え方がありますが、スティーブン・R・コヴィー氏が提唱している「時間管理のマトリクス」が、私にとって最も効果的だったためご紹介します。

A:緊急かつ重要なタスク
B:緊急ではないが重要なタスク
C:緊急であるが重要でないタスク
D:緊急でも重要でもないタスク

「時間管理のマトリクス」とは、すべての活動は「緊急度」と「重要度」の2つに分けられるという考え方です。
上記のA→B→C→Dのように、単に優先順位としても考えられるのですが、本質はもう少し深いところにあります。

私は以前、緊急性の高いAのタスクのみに集中していました。しかし、緊急性の高い仕事だけに集中すると、その仕事量が増えて生活を圧迫するようになりました。結果として、Dにあたる緊急でも重要でもないタスクに逃げてしまっていたのです。

ミニマリストになってからは、CやDのタスクの優先順位は下げて、「緊急ではないが重要なB」のタスクを見極めるようしました。すると「Aの緊急かつ重要なタスク」が減っていくようになったのです。
今までAに分類していたタスクも、実はそれほど緊急ではなかったことに気づきました。

たとえば、私は以下のような行動をBの「緊急ではないが重要なタスク」として振り分けています。これらの時間を確保するために、ムダな仕事をできるだけしないようになりました。

・仕事のために計画や予定を立てること
・勉強したり資格を取ったりすること
・人間関係を大切にすること
・運動、健康管理

ミニマリストのオンライン・オフラインの使い分け

インターネット上のやりとりをオンラインと呼び、直接会って空間を共有することをオフラインと呼びます。コロナ禍によってオフラインでの活動が難しくなり、さまざまなオンラインコミュニケーションツールを使うようになりました。
私自身も状況によってオンライン・オフラインを使い分けていますがどちらが大切かということではなく、どちらもメリット・デメリットがあると考えています。

オンライン
メリット…信頼関係を築きやすく、洞察しやすい
デメリット…オフラインに比べて費用や時間がかかる

オフライン
メリット…費用やお金を大幅に節約できる
デメリット…オンラインと比べて信頼関係が築きにくく洞察しにくい

「電話で商談」「直接会って商談」の2択では、結果に大きな差異が生じていましたので、以前は極力オフラインを選んでました。しかし、オンライコミュニケーションツールの発達によって、結果による差異は大幅に縮まったことに気づきました。

オンラインミーティングツールを使えば大人数の会議も顔を見ながら行えます。画像やプレゼン資料などもオンライン上で共有できるので、今では会議や商談をする場合はまず、「本当にオフラインで行う必要があるか? 」と考えるようになっています。
もちろん直接会わなければ決まらない商談や会議もあります。しかし、本当に必要でない限りオンラインで行うことで、時間やお金だけでなく、靴や服などの持ち物のムダも省けるようになりました。

ミニマリストとして暮らすには

ミニマリストとして快適に暮らすには、住まい選びも大切な要素となります。

予算内で魅力的な物件を選ぶコツ

必要最小限のものしか持たない暮らしになると、物件の広さへのこだわりは薄れていきます。ワンルームなどの小さな物件でも十分に満足のいく生活ができるようになったのです。
加えて、ものが少ないので引越しがとても気軽だと感じています。専門会社に頼むことなく、車1台でセルフ引越しもできます。
決して広くない部屋でも高い満足感で暮らせるようになれば、同じ家賃でより条件のいい物件や住みたいエリアに住むこともできますね。

まとめ

今回はミニマリストの仕事術についてご紹介しました。

・ものだけでなく時間も見直す
・情報や資料はデジタルで一元化
・緊急ではないが重要なタスクに集中する

20年ミニマリストとして生活し、その考え方は仕事をはじめ日常生活のいろいろな分野にもいい影響を与えていると感じています。
毎日の仕事の中で本当に必要なものが何かを見極められるようになりました。ミニマリストな暮らしに興味がある方は、仕事にもぜひその意識を活かしてみてくださいね。

鈴木忍

鈴木忍

フリーライター、各種翻訳(英語、ベトナム語、英語、中国語等)を4年以上しております。教育学の学士号を持っており、脳科学、心理学、自己啓発に加え、言語学、哲学に関する多数の本を読んできました。現在も幅広い知識を得られるよう常に努力しています。

※このページの内容は、2021年3月12日時点での情報です。掲載内容の実施に関してはご自身で最新の情報をご確認ください

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